คู่มือเทียบกับบัญชีคอมพิวเตอร์
ดิ ความแตกต่างระหว่างการบัญชีด้วยตนเองและการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ คือการบัญชีด้วยตนเองเป็นที่ที่ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดได้รับการเก็บรักษาไว้ในทะเบียนหรือในสมุดบัญชีและในการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์บัญชี
การทำบัญชีด้วยตนเองนั้นช้า ในขณะที่การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์นั้นค่อนข้างเร็วกว่า ข้อผิดพลาดในการคำนวณอาจเกิดขึ้นในการบัญชีด้วยตนเอง แต่ไม่พบในการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
ตารางเปรียบเทียบระหว่างการบัญชีแบบแมนนวลกับระบบคอมพิวเตอร์
| พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ | การบัญชีด้วยตนเอง | การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ |
|---|---|---|
| คำนิยาม | ใช้หนังสือและทะเบียนทางกายภาพเพื่อบันทึกข้อมูลทางการเงิน | ใช้คอมพิวเตอร์พร้อมซอฟต์แวร์ทางการเงินเพื่อรวบรวมข้อมูลทางการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ |
| การจัดทำเอกสาร | เอกสารสามารถทำได้ผ่านสมุดรายการต้นฉบับ | ฐานข้อมูลที่กำหนดเองใช้เพื่อบันทึกเนื้อหาข้อมูล |
| การคำนวณ | หนึ่งทำการคำนวณทั้งหมดด้วยมือ | ระบบคอมพิวเตอร์จะทำการคำนวณหลังจากที่ป้อนข้อมูลเข้าไปแล้ว |
| ความแม่นยำ | ผิดพลาดประการได้ | ซอฟต์แวร์ยืนยันการทำธุรกรรมทำให้ไม่น่าจะบันทึกข้อผิดพลาด |
| งบการเงิน | นักบัญชีพัฒนาข้อมูลนี้เมื่อสิ้นสุดปีบัญชีหรือทุกไตรมาส | ก็พร้อมเสมอ |
| งบทดลอง | เตรียมไว้เมื่อจำเป็น | ให้ยอดเงินทดลองทุกวัน |
| ความเร็ว | ช้า | ค่อนข้างเร็วกว่า |
| สำรอง | สำรองข้อมูลยาก | คุณสามารถบันทึกรายการธุรกรรมและสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย |
การบัญชีด้วยตนเองคืออะไร?
ก่อนการนำระบบการเงินด้วยคอมพิวเตอร์มาใช้ นักบัญชีดำเนินการกระบวนการบัญชีทั้งหมดด้วยมือโดยใช้ระบบบัญชีที่เป็นกระดาษ เช่น บัตรกำนัล สมุดรายวัน และสมุดบัญชีเพื่อจัดเก็บและวิเคราะห์ธุรกรรมทางการเงิน องค์กรและธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งยังคงใช้วิธีนี้
ในการบัญชีด้วยตนเอง คุณต้องมีกลยุทธ์ในการแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้เทปเครื่องคิดเลขในแต่ละหน้าของบัญชีแยกประเภททั่วไปและสมุดรายวันเพื่อให้แน่ใจว่าผลรวมถูกต้อง
การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์คืออะไร?
ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ได้รับการออกแบบมาเพื่อติดตามธุรกรรมทางบัญชีของบริษัท โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างรายงานทางการเงินรายเดือน ข้อมูลการคืนภาษี งบการเงินประจำปี และการกำหนดค่ารายงานทางการเงินอื่นๆ ที่วิเคราะห์ประสิทธิภาพ ความสามารถในการทำกำไร และการดำเนินงานของบริษัท
สองสิ่งจำเป็นหลัก ได้แก่:
บริษัทที่มีซอฟต์แวร์บัญชีด้วยคอมพิวเตอร์สามารถปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับหน่วยงานธุรกิจในพื้นที่ต่างๆ หลายสกุลเงิน และสาขาที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์ต่างๆ
ประโยชน์ของการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ ได้แก่ ข้อผิดพลาดขั้นต่ำ ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ลดลง และงานที่มีคุณภาพดีขึ้น
ความแตกต่างหลักระหว่างการบัญชีด้วยตนเองและการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
ความเร็ว
ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์นั้นเร็วกว่าระบบบัญชีด้วยตนเองมาก เวลาที่ใช้ในการป้อนข้อมูลอาจเกือบเท่ากันสำหรับทั้งสองระบบ อย่างไรก็ตาม ระบบคอมพิวเตอร์ช่วยผู้ใช้ในการนับผลลัพธ์
คอมพิวเตอร์สร้างรายงานได้อย่างรวดเร็ว และคุณสามารถเปลี่ยนพารามิเตอร์ได้ด้วยการคลิกและเลือกตัวเลือก แทนที่จะเพิ่มตัวเลขทั้งคอลัมน์ ระบบคอมพิวเตอร์มีความเสี่ยงต่อความบกพร่องและข้อบกพร่องที่อาจทำให้คุณช้าลง
แม้ว่าระบบแบบแมนนวลจะสร้างข้อมูลได้ช้ากว่า แต่คุณสามารถคาดการณ์ได้อย่างง่ายดายว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำหน้าที่ต่างๆ เมื่อใช้ระบบแบบแมนนวล
ความน่าเชื่อถือ
ในการเข้าถึงข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ของคอมพิวเตอร์ควรมีความน่าเชื่อถือ หากระบบหยุดทำงานหรือหยุดทำงาน การเข้าถึงบันทึกอาจเป็นไปไม่ได้
คุณสามารถลดความเสี่ยงนี้ได้โดยการอัปเดตซอฟต์แวร์และดูแลรักษาคอมพิวเตอร์ของคุณให้ดี อย่างไรก็ตาม คุณไม่มีทางรู้ว่าระบบของคุณสามารถสำรองและทำงานเมื่อใด
การบัญชีด้วยตนเองเกิดขึ้นในบัญชีแยกประเภทที่สามารถดูและใช้งานได้เสมอ อย่างไรก็ตาม มีความเป็นไปได้ที่จะสร้างความเสียหายหรือวางบันทึกทางกายภาพผิดที่ คุณสามารถถ่ายสำเนาบันทึกด้วยตนเองเพื่อสำรองข้อมูล แต่ขั้นตอนการสำรองข้อมูลไฟล์ดิจิทัลนั้นง่ายกว่ามาก
ความเรียบง่าย
เจ้าของธุรกิจหรือนักบัญชีทำการคำนวณทั้งหมดในระบบบัญชีด้วยตนเอง พวกเขาเพิ่มและลบธุรกรรมด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม ในการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์จะทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการบัญชีด้วยตนเองและการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์
ทำไมระบบคอมพิวเตอร์ถึงดีกว่าคู่มือ?
ระบบคอมพิวเตอร์ดีกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับระบบแมนนวลด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
ไฟล์คอมพิวเตอร์และไฟล์ด้วยตนเองต่างกันอย่างไร
ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติทางกายภาพในที่ทำงาน การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระดาษหมายความว่าเอกสารทั้งหมดของคุณสามารถกู้คืนได้ผ่านกิจกรรม "กู้คืนจากการสำรองข้อมูล" ตามปกติ
ประโยชน์หลักของการตรวจสอบเอกสารดิจิทัลคือ:
คุณสมบัติของบัญชีคอมพิวเตอร์คืออะไร?
ด้านล่างนี้เป็นคุณสมบัติของการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์:
ซอฟต์แวร์บัญชีประเภทใดบ้าง
ขึ้นอยู่กับประเภทของการดำเนินงานระบบบัญชีแบ่งออกเป็นสี่ประเภท
นี่คือบทสรุปสั้น ๆ:
ส่วนประกอบของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์มีอะไรบ้าง?
องค์ประกอบมาตรฐานของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ ได้แก่
บทสรุป
ทั้งระบบด้วยตนเองและระบบคอมพิวเตอร์มีข้อดีและข้อเสีย อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติทำให้การทำงานง่ายขึ้น ซึ่งยินดีเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
เป็นการยากที่จะดูแลบัญชี โดยใช้ระบบบัญชีด้วยตนเอง เนื่องจากจำนวนธุรกรรมทางการเงินเพิ่มขึ้นในแต่ละวัน ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการอัปเดตแต่ละรายการในบัญชีที่ได้รับผลกระทบ
ระบบแมนนวลเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในบริษัทที่มีธุรกรรมทางการเงินจำนวนมาก
อ้างอิง
- https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
- https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008
