การบัญชีด้วยตนเองคืออะไร?

ก่อนการปฏิวัติทางดิจิทัลจะเริ่มต้นขึ้น กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจส่วนใหญ่ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการบัญชีการเงิน เคยทำด้วยมือโดยใช้ปากกา ดินสอ และกระดาษ

แม้แต่ทุกวันนี้ วิธีการแบบเดิมที่เรียกว่าการบัญชีด้วยตนเองยังแพร่หลายในหมู่องค์กรธุรกิจและบริษัทต่างๆ

ระบบบัญชีประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการเก็บบันทึกธุรกรรมในรูปแบบของหนังสือและสมุดรายวันซึ่งจะถูกแปลงเป็นชุดของรายงานทางการเงินด้วยตนเอง

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าไม่มีความแตกต่างระหว่างแนวคิดเบื้องหลังการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์และการบัญชีด้วยตนเอง ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือสื่อที่ใช้ในการบันทึกและธุรกรรมทางบัญชี

ใครใช้ระบบบัญชีด้วยตนเองบ้าง?

ธุรกิจหรือองค์กรใดๆ จำเป็นต้องมีระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพในการรวบรวม จัดเก็บ และดูแลรักษาข้อมูลทางการเงินของตน

ในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน บริษัทต่างๆ มีทางเลือกที่จะใช้ระบบบัญชีแบบใช้มือหรือแบบคอมพิวเตอร์ หรือทั้งสองแบบ

อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงบริษัทขนาดเล็กหรือใหม่ ระบบบัญชีด้วยตนเองเป็นที่นิยมมากกว่า ก็คงเป็นเพราะ:

การบัญชีด้วยตนเองทำงานอย่างไร

การบัญชีด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือทางกายภาพต่อไปนี้เพื่อบันทึกและรักษารายละเอียดที่เล็กที่สุดของข้อมูลทางการเงินของธุรกิจ

แผ่นกระดาษและหนังสือ

ในกรณีที่ไม่มีสเปรดชีตคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์เป็นโหมดหลักในการเก็บบันทึกทางการเงิน นักบัญชีจะใช้แผ่นกระดาษและหนังสือที่มีแถวและคอลัมน์

โดยทั่วไป มีคอลัมน์ที่พิมพ์สี่คอลัมน์หรือมากกว่าสี่คอลัมน์ ซึ่งแต่ละคอลัมน์จะถูกคั่นด้วยสองบรรทัดต่อเนื่องกันที่ลากลงมาบนแผ่นงาน

คอลัมน์แรกทางด้านซ้ายของกระดาษถูกกำหนดให้เขียนวันที่ ดังนั้น พื้นที่ว่างสำหรับคอลัมน์นี้จึงแคบลง

ในทางตรงกันข้าม คอลัมน์ที่สองใช้สำหรับจดคำอธิบาย ดังนั้น นักบัญชีจึงจัดให้มีพื้นที่ว่างสำหรับคอลัมน์นี้มากที่สุด

จำนวนธุรกรรมและรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การขายและสินค้าคงคลัง และอื่นๆ ที่คล้ายกันจะจดบันทึกไว้ในคอลัมน์ที่เหลือ

แผ่นกระดาษมักจะพิมพ์ด้วยสต็อกสีขาวหรือสีเขียวอ่อน โดยมีพื้นที่สำหรับจดแต่ละหลักเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการเขียนด้วยลายมือ

วารสารและบัญชีแยกประเภท

ใช้สำหรับจดบันทึกการทำงานและเอกสารทางการเงินขั้นสุดท้าย

สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทให้การสนับสนุนกระบวนการบัญชีด้วยตนเอง โดยช่วยให้นักบัญชีแยกบันทึกสำหรับธุรกรรมประเภทต่างๆ

ตัวอย่างเช่น อาจมีการกำหนดสมุดรายวันชุดหนึ่งสำหรับการขายเงินสดทางบัญชี ในทางตรงกันข้าม กลุ่มอื่นอาจบันทึกเงินเดือน

เมื่อคำนวณธุรกรรมของบัญชีแยกเหล่านี้แล้ว ผลลัพธ์จะถูกรวมเข้าเป็นรายการบันทึกรายวันรายการเดียวในบัญชีแยกประเภททั่วไปของนิติบุคคลธุรกิจ

ข้อดีของการบัญชีด้วยตนเอง

แม้ว่าจะเป็นระบบบัญชีแบบเก่า แต่ความเกี่ยวข้องในโลกร่วมสมัยก็ไม่ได้ฟุ่มเฟือยไปเสียทั้งหมด

ข้อเสียของการบัญชีด้วยตนเอง

แม้จะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้ว่าการบัญชีด้วยตนเองมีข้อจำกัดที่สำคัญบางประการ

อ้างอิง