คำว่า 'เครื่องมือการจัดการโครงการ' หมายถึงเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมหรือบุคคลสามารถจัดระเบียบและจัดการงานและโครงการได้ดีขึ้น สิ่งเหล่านี้ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้จัดการโครงการเพียงอย่างเดียว เครื่องมือเหล่านี้มีการปรับแต่งต่างๆ ที่เป็นประโยชน์สำหรับทีมทุกประเภท ช่วยในการวางแผน ทำงานร่วมกัน จัดทำเอกสาร และประเมินโครงการต่างๆ ในมือ
WBS เทียบกับแผนโครงการ
ความแตกต่างระหว่าง WBS และแผนโครงการคือ WBS คำนึงถึงทั้งโครงการ ในทางกลับกัน แผนโครงการคำนึงถึงส่วนเล็ก ๆ ของโครงการทั้งหมด โดยพื้นฐานแล้ว WBS จะแบ่งโครงการออกเป็นส่วนเล็กๆ สำหรับแต่ละส่วนเหล่านี้จะจัดทำแผนโครงการ
WBS ย่อมาจากโครงสร้างการแบ่งงาน เป็นแกนหลักของการวางแผนโครงการและถูกใช้โดยผู้จัดการโครงการเพื่อแบ่งโครงการหลักออกเป็นส่วนเล็กๆ ในที่นี้ จะแสดงงานตามลำดับชั้นและด้วยสายตาเพื่อให้เข้าใจงานที่ทำได้ดีขึ้น โครงการอาจแบ่งออกเป็นโครงการบางส่วน แพ็คเกจงาน และผลงานที่ส่งมอบ
แผนโครงการให้กรอบการทำงานกว้างๆ ซึ่งทำหน้าที่เป็นพื้นฐานของการวางแผนเพิ่มเติมทั้งหมด เป็นเอกสารที่สร้างด้วยเครื่องมือประมวลผลคำและได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ การใช้งานหลักคือการจัดทำเอกสารสมมติฐานการวางแผนและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ของโครงการ นอกจากนี้ยังมีภาพประกอบเพื่อช่วยในการมองเห็นประเด็นสำคัญ
ตารางเปรียบเทียบระหว่าง WBS และแผนโครงการ
| พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ | WBS | แผนโครงการ |
| ขอบเขต | ดีลกับทั้งโครงการ | ข้อตกลงกับส่วนเล็ก ๆ ของโครงการ |
| ลำดับการสร้าง | ก่อนที่โครงการจะได้รับการอนุมัติ | หลังจากได้รับอนุมัติโครงการ |
| วัตถุประสงค์ของการสร้างสรรค์ | แสดงขนาดของโครงการและต้นทุน | สำหรับกำหนดตารางเวลาปฏิบัติจริงสำหรับการสร้างแต่ละส่วน |
| จุดสนใจ | เน้นที่งบประมาณทั้งหมด | โดยเน้นที่ต้นทุนแต่ละส่วนของโครงการให้อยู่ในงบประมาณ |
| ชนิดของเครื่องมือ | เครื่องมือที่เน้นผลลัพธ์ | เครื่องมือที่เน้นการกระทำ |
WBS คืออะไร?
โครงสร้างการแบ่งงานเป็นเทคนิคการผลิตทั่วไปที่ช่วยในการทำให้งานในมือเข้าถึงและจัดการได้ง่ายขึ้น มันแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ และทำหน้าที่เป็นเอกสารการจัดการโครงการที่มีประโยชน์มาก เพียงอย่างเดียวเท่านั้นที่รวมต้นทุน ขอบเขต และกำหนดการสำหรับทั้งโครงการ
WBS ถูกกำหนดโดย Project Management Institute (PMI) เป็นการสลายตัวของงานตามลำดับชั้นที่จะดำเนินการโดยทีมจัดการโครงการ มีสองประเภท: 1. แบบส่งมอบได้ และ 2. แบบอิงเฟส แบบแรกเป็นวิธีที่นิยมใช้กันมากที่สุดและเป็นเรื่องธรรมดาเช่นกัน
WBS แบ่งโครงการหลักออกเป็นโครงการบางส่วน แพ็คเกจงาน และสิ่งที่ส่งมอบ แพ็คเกจงานเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนระดับต่ำสุดที่กำหนดให้กับแต่ละบุคคล แพ็คเกจงานต่างๆ รวมกันทำให้เกิดผลลัพธ์ซึ่งรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างโปรเจ็กต์บางส่วนที่ในที่สุดก็กลายเป็นโปรเจ็กต์สุดท้าย
การใช้ WBS เป็นหลักเป็นเครื่องมือในการวางแผนเพื่อช่วยทีมในการวางแผนและจัดระเบียบขอบเขตของโครงการด้วยผลงาน ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการตรวจสอบและควบคุมโครงการ เครื่องมือซอฟต์แวร์ต่างๆ ช่วยในการสร้าง WBS ให้ประสบความสำเร็จ มันถูกสร้างขึ้นก่อนแผนโครงการ
แผนโครงการคืออะไร?
แผนโครงการจะกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยละเอียด วิธีการบรรลุผล ทรัพยากรที่จำเป็น ไทม์ไลน์ที่เกี่ยวข้อง และงบประมาณสำหรับการดำเนินการให้เสร็จสิ้น นอกจากนี้ยังกำหนดว่าใครจะต้องรับผิดชอบงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ โดยปกติแล้วจะประกอบด้วยรายการทรัพยากร แผนความเสี่ยง ใบแจ้งยอดงาน และกำหนดการของโครงการ
มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของโครงการใดๆ ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและเป็นแนวทางในโครงการในทุกขั้นตอน นอกจากนี้ยังระบุหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกรายอย่างชัดเจน ช่วยในการทำความเข้าใจและขจัดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
ประกอบด้วยขอบเขตทั้งหมดของโครงการ ซึ่งครอบคลุมผลงาน ความต้องการและปัญหาทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ และความสำเร็จที่สำคัญของโครงการ ผู้สนับสนุนหลักของแผนโครงการมีดังนี้:
เป็นผลงานสุดท้ายของการวางแผนทั้งหมด ครอบคลุมรายละเอียดทุกส่วนเล็กๆ ของโครงการ แผนโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีจะช่วยให้สำเร็จลุล่วงและดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงใช้เวลามากมายในสิ่งเดียวกัน
ความแตกต่างหลักระหว่าง WBS และแผนโครงการ
- โครงสร้างการแบ่งงานโดยพื้นฐานแล้วเกี่ยวข้องกับโครงการโดยรวมและแยกส่วนโครงการออกเป็นส่วนเล็กๆ ต่างๆ ในทางกลับกัน แผนโครงการจะให้รายละเอียดที่ครอบคลุมเกี่ยวกับแต่ละส่วนเหล่านี้
- WBS ถูกสร้างขึ้นก่อนแผนโครงการ ในทางกลับกัน แผนโครงการจะถูกสร้างขึ้นเสมอหลังจากสร้างและอนุมัติ WBS แล้ว
- WBS แสดงขนาดและต้นทุนของทั้งโครงการ ในขณะที่แผนโครงการให้มาตราส่วนและต้นทุนสำหรับทุกส่วนของโครงการ
- WBS ให้งบประมาณสำหรับทั้งโครงการและแผนโครงการช่วยให้แน่ใจว่าแต่ละส่วนเป็นไปตามเดียวกัน
- WBS เป็นเครื่องมือที่เน้นผลลัพธ์ในขณะที่แผนโครงการเป็นแบบเน้นการดำเนินการ
บทสรุป
ทั้ง WBS และแผนโครงการช่วยในการให้แนวทางทางวิทยาศาสตร์สำหรับความสำเร็จของโครงการและทำให้คุ้มค่า เครื่องมือเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ แม้ว่าจะถือว่าเป็นสิ่งเดียวกันอย่างผิด ๆ แต่ก็มีความแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างคนทั้งสอง
ใน WBS เป้าหมายของแต่ละส่วนคือการมีส่วนประกอบที่จำเป็นในส่วนบน ในแผนโครงการ แต่ละกระบวนการต้องทำภายในกรอบเวลาที่จำกัด และหากไม่ได้ทำอย่างถูกต้อง ก็จะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อโครงการ โดยพื้นฐานแล้ว จุดสนใจหลักของผลลัพธ์ WBS ในขณะที่แผนโครงการเกี่ยวข้องกับการดำเนินการ
