ภาคส่วนองค์กรมีงานและความรับผิดชอบมากมายที่พวกเขาต้องการบุคคลที่มีศักยภาพเฉพาะในการทำงาน ผู้ช่วยฝ่ายธุรการและเลขานุการเป็นงานสองประเภทที่ต้องใช้ทักษะ ทั้งสองงานข้างต้นแม้ว่าจะใช้แทนกันได้ ทักษะที่จำเป็น ความรับผิดชอบในงาน ประสบการณ์ในสาขานั้น ๆ ล้วนแตกต่างกันมาก
ผู้ช่วยธุรการ vs เลขา
ข้อแตกต่างระหว่างผู้ช่วยธุรการกับเลขาคือ ผู้ช่วยธุรการมีหน้าที่อื่นๆ มากกว่าการอยู่บนโต๊ะเต็มวันและรับสายโทรศัพท์ ในขณะที่หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขาส่วนใหญ่จะอยู่ที่โต๊ะและทำหน้าที่บางอย่าง บันทึกช่วยจำ อัปเดตโปรไฟล์งานของพนักงานต่าง ๆ ฯลฯ
ผู้ช่วยธุรการมีหน้าที่ในการงานมากกว่าเลขานุการ พวกเขาต้องรายงานต่อผู้มีอำนาจที่สูงขึ้นสำหรับการทำงานที่เสร็จสิ้นหรือส่ง เช่น CEO หรือ CFO พวกเขามีอำนาจในการตัดสินใจโดยไม่มีหัวหน้า ทักษะหลักที่จำเป็นสำหรับงานนั้น ๆ ได้แก่ – การคิดเชิงวิพากษ์ การบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ความมั่นใจ ฯลฯ
เลขานุการไม่มีหน้าที่รับผิดชอบมากมายจากงานประจำ พวกเขาถูกขอให้รายงานต่อผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้บริหารหรือหัวหน้าของพวกเขา พวกเขาไม่มีอำนาจในการตัดสินใจหากไม่มีหัวหน้ารับผิดชอบ ทักษะที่จำเป็นสำหรับงานจะเหมือนกับทักษะของผู้ช่วยฝ่ายธุรการ เช่น การทำงานเป็นทีม การคิดเชิงวิพากษ์ ความมั่นใจ ความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ ทักษะในองค์กร เป็นต้น
ตารางเปรียบเทียบระหว่างผู้ช่วยธุรการกับเลขานุการ
| พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ | ผู้ช่วยผู้บริหาร | เลขานุการ |
| ประเภทงาน | งานของผู้ช่วยธุรการเป็นมากกว่างานโต๊ะทำงาน | งานเลขานุการส่วนใหญ่เป็นงานสำนักงาน |
| การตัดสินใจ | พวกเขามีอำนาจในการตัดสินใจอย่างอิสระ | พวกเขาไม่มีอำนาจในการตัดสินใจด้วยตนเอง |
| เงินเดือน | พวกเขามีระดับการจ่ายเงินที่สูงขึ้น | พวกเขามีระดับค่าจ้างต่ำ |
| ความรับผิดชอบ | สร้างสเปรดชีต ค้นคว้า ก้าวไปข้างหน้ากับลูกค้าใหม่ และอื่นๆ อีกมากมาย | รับโทรศัพท์ เตรียมบันทึก อัพเดทโปรไฟล์งานของพนักงาน และอื่นๆ อีกมากมาย |
| การตั้งค่า | รู้เกี่ยวกับความชอบของเจ้านาย | อาจจะรู้หรือไม่รู้ความชอบของเจ้านายก็ได้ |
ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบคืออะไร?
ผู้ช่วยฝ่ายธุรการคือบุคคลที่ได้รับการว่าจ้างให้ปฏิบัติงานและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับงานโต๊ะทำงาน หรืองานภาคสนาม หรือทั้งสองอย่าง ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้ช่วยฝ่ายธุรการจะถูกขอให้รายงานต่อหน่วยงานระดับสูงในบริษัทเป็นหลัก เช่น CEO หรือ CFO งานและความรับผิดชอบของผู้ช่วยธุรการขึ้นอยู่กับขนาดและจำนวนคนที่ทำงานในบริษัทหรือองค์กร
ในบริษัทขนาดเล็กหรือสำนักงาน งานที่ดำเนินการโดยผู้ช่วยฝ่ายธุรการจะได้รับการจัดการโดยเจ้าหน้าที่สำนักงานคนอื่นๆ ในบริษัทขนาดกลางหรือสำนักงาน งานและความรับผิดชอบของผู้ช่วยธุรการจะดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการว่าจ้างให้ทำงาน ในสำนักงานหรือบริษัทขนาดใหญ่ ความรับผิดชอบและปริมาณงานเพิ่มขึ้น
บริษัทหรือองค์กรต้องการคนที่ทำงานเป็นทีมได้ดี มีความคิดเชิงวิพากษ์ มั่นใจ รู้จักจัดการเวลาตามปริมาณงาน รู้พื้นฐานของเครื่องมือ Microsoft ควบคู่ไปกับเครื่องมือทำบัญชี และมีทักษะในการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม
บทบาทและหน้าที่บางอย่างที่ดำเนินการโดยผู้ช่วยฝ่ายธุรการ ได้แก่ การทำสเปรดชีต การจัดการลูกค้า การทำงานวิจัย การสร้างวาระสำหรับวันนั้น การทำงานในโครงการขนาดใหญ่ ฯลฯ
เลขาคืออะไร?
เลขานุการคือบุคคลที่ได้รับการว่าจ้างให้ปฏิบัติหน้าที่ต่าง ๆ แต่ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับงานโต๊ะในสำนักงาน ขอให้บุคคลที่ทำงานเป็นเลขานุการรายงานต่อเจ้านายของตนหรือบางครั้งอาจถึงผู้ช่วยฝ่ายธุรการหรือผู้บริหาร ความรับผิดชอบของเลขานุการสามารถดำเนินการแยกกันโดยบุคคลหรือบุคคลใดก็ได้ภายในเจ้าหน้าที่สำนักงาน
ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับงานเลขานุการค่อนข้างเหมือนกับผู้ช่วยธุรการซึ่งก็คือ – ผู้ที่มีความมั่นใจ ทักษะการพูด ทักษะการคิดเชิงวิพากษ์ที่ดี การรับรู้เกี่ยวกับการบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ทักษะด้านซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างๆ เป็นต้น. ผู้ที่มีการศึกษาระดับอุดมศึกษาพร้อมกับความรู้เกี่ยวกับหลักสูตรการบริหารส่วนบุคคลเป็นที่ต้องการ
บทบาทและความรับผิดชอบหลักของเลขาคือ – รับสายโทรศัพท์และเปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง การพิมพ์บันทึกตามคำบอก การทำโปรไฟล์พนักงานที่แตกต่างกัน เก็บรักษาบันทึก ทำธุระ ใช้อุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ
เลขานุการไม่มีอำนาจใด ๆ ที่จะเข้ารับตำแหน่งหรือการตัดสินใจเกี่ยวกับงาน เงินเดือนที่เสนอให้เลขานุการนั้นต่ำและอาจประมาณ 13 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง การถอนเงินเดือนขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น – ประสบการณ์ของบุคคล ขนาดของธุรกิจ การศึกษา ที่ตั้งของบริษัทหรือสำนักงาน
ความแตกต่างหลักระหว่างผู้ช่วยฝ่ายธุรการและเลขานุการ
บทสรุป
ความรับผิดชอบในงานที่แตกต่างกันนั้นต้องการผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกันในแต่ละสาขาเพื่อให้บริษัททำงานได้ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการและเลขานุการก็เช่นกัน แม้ว่าโดยปกติคำและงานมักจะคิดว่าเหมือนกันและมีความคล้ายคลึงกันทำให้เกิดความแตกต่างบางอย่างซึ่งทำให้มีความพิเศษเฉพาะตัว
ผู้ช่วยธุรการเป็นตำแหน่งที่สูงกว่าเลขานุการ หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยธุรการยังสูงกว่าเลขานุการที่ต้องทำงานประจำเป็นส่วนใหญ่ เงินเดือนที่ถอนออกจากแต่ละบุคคลนั้นแตกต่างกันไปตามประสบการณ์ การศึกษา ที่ตั้ง และขนาดของบริษัท ผู้ช่วยธุรการได้รับค่าจ้างมากกว่าเลขานุการ
อ้างอิง
- https://www.proquest.com/openview/04923522a60e81561ee581e6aed7f429/1?pq-origsite=gscholar&cbl=18750&diss=y
- https://eric.ed.gov/?id=ED087573
- https://www.jstor.org/stable/2706176
- https://elibrary.ru/item.asp?id=5769561
