เลขานุการและพนักงานต้อนรับมีบทบาทสำคัญในบริษัทของเรา งานหลักของพวกเขาแตกต่างกันในรูปแบบของความรับผิดชอบ พวกเขาทั้งสองต้องรักษาชื่อเสียงที่ดีสำหรับบริษัทและบริการของบริษัท งานของพวกเขาบางครั้งอาจท้าทาย ขึ้นอยู่กับคนที่พวกเขาคุยด้วย ทั้งสองตำแหน่งเป็นสิ่งที่ดีในการเริ่มต้นอาชีพของคุณ
เลขา vs พนักงานต้อนรับ
ความแตกต่างระหว่างเลขานุการและพนักงานต้อนรับคือหน้าที่งานของพวกเขาแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของบริษัทที่คุณทำงานด้วย บางบริษัทอาจกำหนดให้พนักงานต้อนรับทำงานเพิ่มเติมในด้านคอมพิวเตอร์ บางครั้งเลขานุการอาจถูกขอให้ทำตัวกรองการจัดเตรียมการเดินทางสำหรับเจ้านายของตน
เลขาเป็นคนที่ดูแลทุกกิจกรรมด้วยความจริงใจ พวกเขามีเอกสาร จดหมาย และงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน มันอาจจะง่ายหรือยากขึ้นอยู่กับบริษัทที่คุณเข้าร่วม บางคนมีเลขาส่วนตัวที่พวกเขาไว้วางใจอีกฝ่ายและจะแบ่งปันรายละเอียดที่เป็นความลับบางอย่าง
พนักงานต้อนรับเป็นส่วนหนึ่งของตำแหน่งสนับสนุนการบริหาร บริษัทส่วนใหญ่จะมีพนักงานหญิงในตำแหน่งนี้เนื่องจากเป็นระดับเริ่มต้น และผู้ชายจะไม่ทำงานนี้ นอกจากนี้ การมีพนักงานหญิงหมายความว่าเธอจะตอบคำถามโดยไม่แสดงความโกรธหรือความรู้สึกไม่สบายใจต่อบุคคลอื่น ผู้สมัครหญิงจะได้รับความสำคัญสูงกว่าในกระบวนการคัดเลือกเมื่อเทียบกับผู้สมัครชาย
ตารางเปรียบเทียบระหว่างเลขานุการและพนักงานต้อนรับ
| พารามิเตอร์ของการเปรียบเทียบ | เลขานุการ | พนักงานต้อนรับ |
| เรียกอีกอย่างว่า | ผู้ช่วยส่วนตัว | พนักงานต้อนรับส่วนหน้า |
| ทักษะ | บริการลูกค้า | ทักษะการพิมพ์ |
| การฝึกอบรมขั้นต่ำ | ประกาศนียบัตร | ประกาศนียบัตร |
| คำนิยาม | คนที่คอยติดตามเจ้านายของพวกเขา | เป็นคนที่ทักทายทุกคนอย่างสุภาพ |
| คุณสมบัติทางการศึกษา | ควรจบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยที่ดี | ผู้สมัครควรผ่านโรงเรียนมัธยมด้วยเปอร์เซ็นต์ขั้นต่ำ |
เลขาคืออะไร?
เลขานุการคือบุคคลที่บริษัทแต่งตั้งให้ทำการนัดหมายและปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับผู้แทนระดับสูง บทบาทของพวกเขามีความสำคัญมาก พวกเขามีความรับผิดชอบในแต่ละงาน
เมื่อเราเริ่มต้นบริษัท เราไม่สามารถติดตามการประชุมและกิจกรรมทั้งหมดได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนในอนาคต พวกเขาจ้างคนใหม่มาทำงานนั้นแทนพวกเขา
บทบาทหลักของพวกเขาคือการแจ้งให้หน่วยงานระดับสูงของตนทราบเกี่ยวกับการประชุม งานและงานเลี้ยงที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดเวลาและกำหนดเวลาการทำงานได้ งานของพวกเขาคือดูแลทุกอย่างล่วงหน้าเกี่ยวกับการประชุม วาระการประชุม และจำนวนคนที่พวกเขาจะเชิญจะถูกจัดการโดยพวกเขา
ถ้าไม่มีเลขา ก็ต้องจัดการงานคนเดียว คุณอาจสับสนเกี่ยวกับกำหนดการ และจะทำให้บริษัทเสียชื่อ เลขานุการทุกคนควรมีคุณสมบัติบางประการ พวกเขาควรมีทักษะในการสื่อสารที่ดี ไม่ควรกระวนกระวายใจกับงานของตน ควรสงบสติอารมณ์ระหว่างการประชุม
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย มีเลขานุการประเภทต่างๆ เช่น เลขานุการส่วนตัว เลขานุการสมาคม เลขานุการสถานเอกอัครราชทูต เลขานุการสมาคมสหกรณ์ เลขาธิการหน่วยงานท้องถิ่น เลขานุการฝ่ายรัฐบาล และเลขานุการบริษัท
พนักงานต้อนรับคืออะไร?
พนักงานต้อนรับคือผู้ที่จะตอบคำถามของเราเกี่ยวกับบริษัท เวลา และทุกอย่างเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น พวกเขาจะนั่งในล็อบบี้สำนักงาน งานหลักของพวกเขาจะอยู่ที่แผนกต้อนรับของบริษัทหรือองค์กรที่พวกเขาทำงานด้วย
พวกเขาจะตอบคำถามสำหรับผู้มาเยี่ยมทั้งตัวต่อตัวหรือทางโทรศัพท์ พวกเขาจะตอบด้วยท่าทีสงบโดยไม่ตะโกนใส่อีกฝ่าย ทุกบริษัทจะมีพนักงานต้อนรับคอยดูแลตอบคำถามของลูกค้า
องค์กรธุรกิจใด ๆ จะติดต่อพนักงานต้อนรับก่อนเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตารางการทำงาน การประชุม และเวลา บางครั้งพนักงานต้อนรับอาจรู้สึกเครียดเนื่องจากการมีปฏิสัมพันธ์กับคนจำนวนมาก และพวกเขาจำเป็นต้องทำซ้ำสิ่งเดียวกันอีกครั้งกับบุคคลอื่น
สิ่งสำคัญที่สุดคือพวกเขารู้ทุกอย่างเกี่ยวกับบริษัทและทุกซอกทุกมุมของบริษัท พวกเขารู้งานสำคัญที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานอยู่เสมอเพื่อตอบคำถามของลูกค้า พวกเขาจะได้รับการอัปเดตอย่างมากเกี่ยวกับองค์กรที่พวกเขาทำงานด้วย
พนักงานต้อนรับควรมีทักษะในการสื่อสารที่ดี พวกเขาควรโต้ตอบอย่างสุภาพและสงบ พวกเขาควรรักษาความสัมพันธ์ที่ดีและมีสุขภาพดีกับลูกค้า
พนักงานต้อนรับมีหลายประเภท เช่น Front Desk Auditor, Hotel Front Desk Associate และ Schedule Coordinator
ความแตกต่างหลักระหว่างเลขานุการและพนักงานต้อนรับ
บทสรุป
ทั้งเลขานุการและพนักงานต้อนรับมีความสำคัญต่อบริษัท งานของพวกเขาสำคัญกว่า พวกเขาจะทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมสำหรับบริษัทของเรา พวกเขามีทัศนคติที่ดีและมีความต้องการสูงเนื่องจากพวกเขาต้องการทักษะมากกว่าคนทั่วไป จากการสำรวจล่าสุดที่จัดทำโดยกระทรวงแรงงานสหรัฐ งานพนักงานต้อนรับมีการเติบโตเร็วกว่าเมื่อเทียบกับงานอื่นๆ ที่มีอยู่
การมีอาชีพในสองตำแหน่งนี้ต้องใช้กลยุทธ์ที่ดีและคุณจะต้องหาวิธีใหม่ในการทำให้งานของคุณมีความท้าทายและประสบความสำเร็จ เพื่อที่คุณจะไม่รู้สึกเบื่อเมื่อสิ้นสุดวัน
